Lastenheft - Pflichtenheft

Lastenheft und Pflichtenheft

Definition und Unterschied von Lastenheft und Pflichtenheft

Lasten- und Pflichtenhefte sind ein wichtiger Teil des Prozess- und Vertragsmanagements in der IT-Branche. Obwohl sie untrennbar zusammengehören, bestehen zwischen beiden, aber entscheidende Unterschiede. Lastenhefte definieren das "was gemacht" werden soll, Pflichtenhefte das "wie etwas umgesetzt" wird. Genauer gesagt, beschreiben Lastenhefte die Basisanforderungen, die ein Auftraggeber z. B. an ein IT-Projekt oder eine Softwareentwicklung stellt. Lastenhefte sind insofern die Grundlage des IT-Projekts und werden vom Auftraggeber erstellt. Sie enthalten als Mindestangaben ein grobes Konzept sowie eine Abschätzung von Aufwand, Dauer und Kosten des Projekts. Pflichtenhefte hingegen beschreiben die möglichen Lösungsansätze eines potenziellen Auftragnehmers zur Realisierung des geforderten IT-Projekts gemäß den Vorgaben des Auftraggebers. Adressaten des Lastenheftes sind die Auftragnehmer, die auf dieser Basis ein Angebot durch Erstellung eines vorläufigen Pflichtenheftes abgeben können. Dieses kann später noch vervollständigt werden.

Ablauf bei Erstellung des Lastenhefts und des Pflichtenhefts

Das vom Auftragnehmer abgegebene und vom Auftraggeber angenommene Angebot zur Umsetzung des IT-Projekts, mündet in einen Werkvertrag gemäß § 631 BGB. Üblicherweise wird im Werkvertrag sowohl auf das Lastenheft als auch auf das Pflichtenheft hingewiesen. Damit sind nach Vertragsunterzeichnung die in beiden Dokumenten aufgeführten Inhalte und Bedingungen für beide Parteien rechtlich bindend. Der Auftragnehmer, der den Zuschlag erhalten hat, kann jetzt mit der Durchführung bzw. Umsetzung des IT-Projekts oder der Entwicklung der geforderten Software beginnen.

Gibt es eine rechtliche Unterscheidung zwischen Lastenheften und Pflichtenheften?

Im deutschsprachigem Raum gibt es nur wenige Normen und Standards, die näher auf die Begriffe Lastenheft oder Pflichtenheft eingehen, sie erläutern oder Bezug darauf nehmen. Beide Dokumente sind im Verhältnis zum regulären Anforderungsmanagement (Requirements Engineering), vor allem im Projektmanagement rechtlich relevant und in der DIN 69901–5:2009 /DIN16/ normiert bzw. standardisiert. Gemäß dieser deutschen Norm für das Projektmanagement wird unter Lastenheften, die vom Auftraggeber vorgegebene Gesamtheit der Anforderungen an Lieferung und Leistung eines Auftragnehmers im Rahmen eines (Projekt-)Auftrags verstanden. Im Ergebnis wird definiert, was zu tun ist und was von der Durchführung bzw. Lösung erwartet wird. Pflichtenhefte wiederum beschreiben aus der Sicht des Auftragnehmers sowohl Art als auch Umfang der Lieferung und der Leistung, zu denen sich dieser vertraglich verpflichtet hat. Im Ergebnis wird beschrieben, wie die Durchführung bzw. Lösung aussehen wird. Ein weiterer Standard ist die vom Verein deutscher Ingenieure erstellte VDI-Richtlinie 2519 Blatt 1, welche besagt, dass in Pflichtenheften die Umsetzung aller Kundenanforderungen, die in den betreffenden Lastenheften gefordert werden, beschrieben wird.

Was gehört in gute Lastenhefte?

Andere oft verwendete Begriffe (Synonyme) für Lastenhefte (englisch: user specification oder Product Requirements Document) sind zum Beispiel, Kunden- oder Anforderungsspezifikation, Anforderungskatalog, Produktbeschreibung, Leistungsverzeichnis. Aus diesen Synonymen kann bereits ungefähr abgeleitet werden, was in Lastenheften enthalten sein muss. Einige sind Muss-Inhalte, andere sind Sollinhalte. Abhängig davon ob eine IT-Lösung oder eine IT-Entwicklung gefordert ist, hier zunächst die klassischen Muss-Inhalte:

Deckblatt mit Versionshistorie
Gliederung mit Kapitelnummern
Benennung der Ziele des It-Projekts
Produktbeschreibung (Prozessmanagement)
Beschreibung des Istzustandes und des Sollzustandes
Schnittstellenbeschreibung und Produktdetails
Organisatorische, rechtliche und technische Rahmenbedingungen
Liste aller funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen
Arbeitsabläufe / Prozesse und Mengengerüste
Zeitliche Vorgaben (Dauer bis zur Fertigstellung)
Zu beachtende Normen bzw. Standards und Abnahmekriterien
Termine für den Echtbetrieb

Im Folgenden einige Soll-Inhalte:

Grobe Risikoeinschätzung
Grobe Wirtschaftlichkeitsbeurteilung
Betriebseinführungsbewertung
Wachstumsabschätzung

In Lastenheften sollen weder Lösungsumsetzungen noch vollständige Projektpläne mit festen Terminen aufgeführt sein. Diese Inhalte gehören in die Pflichtenhefte.

Was ist bei Erstellung eines Lastenheftes sonst noch zu beachten?

Formulierungen wie "könnte und sollte" sind in Lastenheften nicht erlaubt. Des Weiteren sollte der Text durchgängig in Präsens erfolgen. Ausschlüsse oder mitgeltende Dokumente sind immer mit aufzuführen. Die Validität aller mitgeltenden Dokumente, Normen und Standards ist nicht nach dem aktuellen Zeitpunkt anzugeben, sondern nach ihrem jeweils konkreten Stand zu benennen. Nicht-funktionale Anforderungen sind besonders herausstellen und zu objektivieren. Tipp: Bei großen bedeutsamen Projekten ist anzuraten, Lastenhefte durch Profis erstellen oder wenigstens durch Profis prüfen zu lassen.

Was gehört in gute Pflichtenhefte?

Andere oft verwendete Begriffe (Synonyme) für Pflichtenhefte (englisch: functional specification) sind zum Beispiel, funktionelle Spezifikation, System- oder Fachspezifikation, Sollkonzept. Auch aus diesen Synonymen kann der erforderliche Inhalt von Pflichtenheften im groben bereits abgeleitet werden. Vereinfacht gesagt können Pflichtenhefte durch Übertragung und Anpassung der zugrunde liegenden Lastenhefte entstehen. So können beispielsweise vertragsrelevante, vorläufige Pflichtenhefte im Laufe der Projektabwicklung nach und nach zu vollständigen Pflichtenheften ausgebaut und ergänzt werden. Dabei ist aber immer zu beachten das in der jeweils letzten Version auch der abschließende Stand der Projekt-Entwicklung dokumentiert wird. Ausserdem wird bei der Erstellung eines Pflichtenheftes üblicherweise das Ein- und Ausschlussprinzip verwendet, das heißt, konkrete Fälle werden explizit ein- oder ausgeschlossen. Dadurch soll vermieden werden, dass der vorgegebene Leistungsumfang von den Parteien unterschiedlich interpretiert wird, was im späteren Projektverlauf zu Diskussionen über die Bewertung des Projektergebnisses führen kann.